Cyfrowa transformacja sprzedaży B2B. Jak autorskie moduły i Magento 2 automatyzują procesy, które dotąd działy się w Excelu?

Excel jest świetnym narzędziem analitycznym. Problem pojawia się wtedy, gdy arkusz przejmuje rolę systemu transakcyjnego, bazy cenników, konfiguratora produktów i obiegu akceptacji. Kolejne wersje plików krążą między działami, wiedza o wyjątkach pozostaje w głowach pracowników, a handlowcy coraz więcej czasu poświęcają na czynności administracyjne.

Istotą cyfrowej transformacji B2B jest zamiana reguł biznesowych na automatyczne procesy oraz połączenie danych rozproszonych między systemami oraz stworzenie klientom środowiska samoobsługowego. Magento 2 może stanowić solidny fundament takiego rozwiązania. Tam, gdzie standard nie wystarcza, przewagę zapewniają autorskie moduły dopasowane do realnego sposobu działania firmy.

Artykuł sponsorowany

Excel jako centrum sprzedaży tworzy ukryty dług operacyjny

W początkowej fazie rozwoju hurtowni arkusze kalkulacyjne wydają się rozwiązaniem szybkim i elastycznym. Można dodać nową kolumnę, zmienić formułę albo skopiować cennik dla kolejnego kontrahenta. Trudności zaczynają się wraz ze wzrostem skali. Firma obsługująca kilka grup klientów może stosunkowo łatwo zarządzać rabatami ręcznie. Przy tysiącach produktów, wielu poziomach cenowych, promocjach czasowych, progach ilościowych i indywidualnych umowach liczba zależności rośnie lawinowo. Jeden kontrahent otrzymuje rabat na całą kategorię, inny ma cenę kontraktową dla wybranych indeksów, a jeszcze inny korzysta ze specjalnych warunków po przekroczeniu ustalonego wolumenu.

Arkusz nie pilnuje jednak całego procesu. Nie zawsze wiadomo, czy handlowiec korzysta z aktualnego pliku, czy rabat nadal obowiązuje i czy podana cena uwzględnia zmianę kosztów zakupu. Każda pomyłka wymaga korekty dokumentów, ponownego kontaktu z klientem oraz dodatkowej pracy księgowości, magazynu i działu sprzedaży.

Jeszcze większe obciążenie pojawia się przy produktach konfigurowalnych. Cena może zależeć od wymiarów, materiału, sposobu wykończenia, liczby elementów, terminu realizacji albo miejsca dostawy. Bez cyfrowego konfiguratora przygotowanie oferty wymaga udziału handlowca, technologa, a czasem również działu produkcji. Podobnie wygląda obsługa zamówień przesyłanych mailem lub telefonicznie. Pracownik odczytuje dokument, identyfikuje produkty, weryfikuje dostępność i ręcznie przenosi dane do ERP. Im dłuższe zamówienie, tym większe ryzyko błędu w indeksie, liczbie sztuk, jednostce miary albo adresie dostawy.

W takim modelu handlowiec staje się łącznikiem między klientem, arkuszem, magazynem i systemem finansowo-księgowym. Zamiast rozwijać relację biznesową, analizować potencjał kontrahenta i przygotowywać lepszą ofertę, zajmuje się przekazywaniem informacji między narzędziami.

Magento 2 i Adobe Commerce jako fundament automatyzacji B2B

Pod nazwą Magento 2 funkcjonuje cały ekosystem rozwiązań. Jego podstawę stanowi Magento Open Source, natomiast komercyjna wersja Adobe Commerce zawiera w sobie więcej funkcjonalności B2B. Rozróżnienie ma znaczenie, ponieważ część mechanizmów przedstawianych jako standard Magento B2B jest dostępna właśnie w Adobe Commerce. Trzeba jednak pamiętać, że społeczność wokół darmowej wersji Magento 2 zapewnia wiele autorskich modułów B2B, więc należy skonsultować z partnerem wdrożeniowym czy pewne braki można łatwo uzupełnić, czy jednak warto płacić za licencję płatnej wersji Adobe.

Pakiet Adobe Commerce B2B obejmuje między innymi konta firmowe z wieloma użytkownikami, role i poziomy uprawnień, katalogi z indywidualnymi cenami, limity kredytowe, szybkie zamówienia, listy zakupowe, negocjowane oferty oraz wieloetapową akceptację zamówień. Administrator firmy kupującej może odwzorować własną strukturę organizacyjną i przyznać poszczególnym osobom dostęp do konkretnych działań.

Dzięki temu pracownik działu zakupów może przygotować koszyk, kierownik zaakceptować wydatek, a dyrektor zatwierdzić zamówienia przekraczające ustalony limit. Dostawca nie musi odtwarzać tego obiegu za pomocą e-maili, telefonów i dokumentów przesyłanych między działami. Platforma pozwala również pokazać każdemu kontrahentowi katalog zgodny z jego umową. Po zalogowaniu klient widzi własne produkty, ceny, rabaty, metody płatności oraz warunki dostawy. Nie musi kontaktować się z opiekunem tylko po to, aby potwierdzić aktualną stawkę albo ponowić wcześniejsze zamówienie.

Magento 2 w obu wersjach udostępnia również interfejsy REST i GraphQL, umożliwiające integrację z zewnętrznymi systemami oraz rozwijanie niestandardowych aplikacji. Sama obecność API nie gwarantuje jeszcze sprawnej wymiany danych. Daje jednak zespołowi technologicznemu narzędzia potrzebne do połączenia platformy z ERP, PIM, WMS, CRM oraz innymi elementami firmowego środowiska IT w taki sposób, by niezbędne do wymienionych wyżej procesów przychodziły i wychodziły do innych osadzonych w firmie systemów i powielały swoich kompetencji.

Autorskie moduły zamieniają wiedzę zespołu w automatyczny proces

W sprzedaży B2B trudno znaleźć dwie firmy działające dokładnie tak samo. Nawet przedsiębiorstwa z jednej branży stosują inne modele cenowe, sposoby zatwierdzania zamówień, zasady kompletacji oraz warunki współpracy z kontrahentami.

Właśnie w tym miejscu potrzebne są dedykowane moduły programistyczne. Mogą automatycznie:

• wyliczać cenę produktu na podstawie jego parametrów,
• sprawdzać zgodność konfiguracji z ograniczeniami technicznymi,
• stosować indywidualne rabaty i progi ilościowe,
• kontrolować minimalną wartość zamówienia,
• przekazywać niestandardowe transakcje do akceptacji,
• dzielić zamówienie między magazyny lub terminy dostaw,
• prezentować klientowi dokumenty, faktury i historię rozliczeń,
• tworzyć oferty na podstawie danych zapisanych w systemie.

Nie każdą czynność warto jednak automatyzować. Przed rozpoczęciem programowania należy ustalić, jak proces przebiega obecnie, gdzie powstają błędy oraz jakie wyjątki rzeczywiście wymagają obsługi. W przeciwnym razie nowy system utrwali chaos znany ze starych arkuszy.

W jaki sposób integracja z ERP, PIM i WMS kończy ręczne przepisywanie danych?

Sama platforma zakupowa nie wystarczy, gdy ceny, stany, należności i dokumenty nadal trzeba przenosić między systemami ręcznie. Automatyzacja zaczyna działać dopiero wtedy, gdy każdy typ danych ma jasno wskazane źródło. ERP może odpowiadać za warunki handlowe, dokumenty sprzedażowe, limity kredytowe i rozrachunki. PIM przechowuje opisy, parametry techniczne, zdjęcia oraz wersje językowe produktów. WMS przekazuje informacje o dostępności i realizacji wysyłki. Magento prezentuje te dane klientowi, przyjmuje zamówienie i przesyła je do dalszej obsługi.

Nie każda integracja powinna działać w identyczny sposób. Dostępność produktu albo wykorzystanie limitu kupieckiego może wymagać aktualizacji niemal natychmiastowej. Rozbudowany katalog produktowy da się synchronizować cyklicznie. Zamówienia często trafiają do kolejki komunikatów, dzięki czemu chwilowa niedostępność ERP nie zatrzymuje całej sprzedaży.

Przykładem partnera, który specjalizuje się w tego typu wyzwaniach, jest ecom.house. Zespół ten na co dzień realizuje zaawansowane integracje platform e-commerce z systemami ERP, a także z rozwiązaniami klasy WMS i PIM. Eksperci ecom.house dbają przy tym o optymalny dobór technologii komunikacji, od prostych plików wymiany danych, przez REST, GraphQL, aż po wykorzystanie szyn danych, dopasowując architekturę rozwiązań do specyficznych potrzeb i infrastruktury każdej organizacji.

Self-service 24/7 zmienia także rolę handlowca

Cyfrowy kanał B2B daje kontrahentom dostęp do zamówień przez całą dobę. Po zalogowaniu klient może sprawdzić własne ceny, znaleźć wcześniejsze transakcje, ponowić zakup, pobrać dokument i zobaczyć status realizacji. Nie musi czekać, aż opiekun handlowy rozpocznie pracę albo odpowie na wiadomość.

Największą wartością nie jest jednak samo przyjmowanie zamówień po godzinach. Model self-service ogranicza liczbę prostych pytań kierowanych do działu sprzedaży. Handlowiec przestaje pełnić funkcję osoby wprowadzającej dane i może skupić się na klientach wymagających doradztwa, negocjacji lub opracowania niestandardowej oferty.

Nie oznacza to całkowitego zastąpienia relacji osobistej. W B2B kontakt z opiekunem nadal ma duże znaczenie, szczególnie przy dużych kontraktach, nowych produktach i złożonych decyzjach zakupowych. Cyfryzacja rozdziela jednak transakcje rutynowe od sytuacji wymagających wiedzy oraz rozmowy.

Jak rozszerzyć standard Magento 2 kompetencjami software house’u?

Budowa zaawansowanego kanału B2B wymaga dwóch rodzajów doświadczenia. Pierwszy dotyczy samego Magento 2, jego architektury, modułów, bezpieczeństwa i utrzymania. Drugi obejmuje tworzenie dedykowanego oprogramowania oraz integracji odwzorowujących nietypowe procesy.

Najbardziej racjonalne podejście polega na wykorzystaniu gotowego fundamentu tam, gdzie spełnia wymagania, oraz rozwijaniu własnych modułów w obszarach tworzących przewagę przedsiębiorstwa. Najpierw powinna powstać mapa procesów, architektura danych i lista priorytetów. Dopiero później przychodzi czas na development.

Tak rozumiane dedykowane platformy B2B Magento nie zmuszają firmy do porzucenia wypracowanego modelu sprzedaży. Porządkują go, automatyzują powtarzalne etapy i udostępniają kontrahentom wygodny kanał zakupowy.

Transformacja B2B zaczyna się od procesu, nie od technologii

Największym problemem nie jest sam Excel. Trudność pojawia się wtedy, gdy rozwój sprzedaży zależy od plików, ręcznego przepisywania danych i wiedzy dostępnej tylko u kilku pracowników. Cyfrowa transformacja pozwala przenieść reguły cenowe, akceptacje, konfigurację produktów oraz obsługę zamówień do jednego, kontrolowanego środowiska. Magento 2 zapewnia fundament, integracje łączą dane, a autorskie moduły odwzorowują specyfikę biznesu. Rezultatem nie musi być platforma zastępująca handlowców. Znacznie lepszym celem jest system, dzięki któremu ich czas trafia tam, gdzie naprawdę przynosi firmie wartość.

Twój e-commerce B2B utknął na ograniczeniach technologicznych albo firma chce przenieść sprzedaż hurtową do cyfrowego środowiska? Warto rozpocząć od analizy procesów i sprawdzić, które czynności można zautomatyzować. Eksperci ecom.house pomagają projektować platformy B2B oparte na Magento 2, integrować je z firmowymi systemami oraz rozwijać funkcje dopasowane do indywidualnego modelu sprzedaży.