Dlaczego warto połączyć LMS z innymi systemami firmowymi (CRM, HRIS)?

Połączenie platformy LMS z innymi używanymi w organizacji narzędziami (CRM, HRIS) to nie tylko doskonały sposób na usprawnienie przepływu informacji w firmie, ale także możliwość wykorzystania e-learningu do nowych, niestandardowych zastosowań. Jakie konkretne opcje może zapewnić Ci wykonanie takiej integracji? Właśnie tego możesz dowiedzieć się z poniższego artykułu!

Artykuł sponsorowany

Więcej niż szkolenia wewnętrzne w firmie – jak w pełni wykorzystać potencjał nowoczesnego systemu LMS?

E-learning stanowi już dzisiaj często podstawę procesu szkolenia w firmie. Zdalna edukacja pracowników jest bowiem tańsza i zapewnia znacznie większą elastyczność. Często jest ona również bardziej efektywna niż stacjonarne szkolenia wewnętrzne.

Podstawowe, działające samodzielnie systemy LMS nie odpowiadają już jednak na potrzeby nowoczesnych firm. Coraz więcej przedsiębiorstw oczekuje na przykład pełnej automatyzacji przepływu informacji o wykonanych kursach. Niektóre organizacje chciałyby także móc efektywnie wykorzystywać platformę e-learningową do niestandardowych zastosowań, takich jak szkolenia wybranych partnerów handlowych. Aby system LMS spełniał te oczekiwania, musi być zintegrowany z innymi narzędziami. Niestety wiele prostych, gotowych narzędzi nie pozwala na wykonanie takich integracji lub nie można ich elastycznie modyfikować, zgodnie z indywidualnymi potrzebami organizacji.

Jak usprawnić przepływ informacji w firmie? Korzyści integracji systemu LMS z HRIS

Jednym ze sposobów na usprawnienie przepływu informacji oraz ułatwienie planowania szkoleń w firmie, jest połączenie LMS z systemem HRIS (Human Resource Information System). Wykonanie takiej integracji pozwala między innymi na:

• automatyczne przypisywanie ścieżki szkoleniowej do nowego pracownika;
• automatyczne przydzielanie nowych szkoleń do określonych pracowników;
• automatyczną aktualizację matrycy kompetencji po ukończeniu kursu.

Wyeliminowanie konieczności ręcznego przenoszenia danych pomiędzy systemami to znaczące zmniejszenie obciążenia pracowników działu HR. To jednak nie jedyna korzyść, jaką możesz zyskać dzięki takiej integracji. Automatyzacja przepływu informacji to również lepsze zarządzanie kompetencjami, szybsze reagowanie na zmianę i mniejsze ryzyko wystąpienia błędów, które mogłyby na przykład zdezorganizować przebieg procesu onboardingu.

Integracja systemu LMS z CRM w praktyce – co możesz dzięki niej zyskać?

Integracja poszczególnych systemów to nie tylko sposób na poprawę istotnych czynników takich jak komunikacja w firmie, przepływ informacji czy jakość danych. To także szansa na zyskanie zupełnie nowych możliwości wykorzystania wdrożonych już narzędzi. Widoczne jest to między innymi na przykładzie systemu CRM zintegrowanego z platformą LMS.

Wdrożenie CRM w firmie to często jeden z pierwszych etapów cyfryzacji przedsiębiorstwa. Z tego systemu korzysta dziś już większość nowoczesnych organizacji. Nie każda z nich zdaje sobie jednak sprawę z tego, jakie możliwości może przynieść integracja LMS z CRM.

Połączenie obu tych systemów to doskonałe rozwiązanie między innymi dla firm, które szkolą również swoich partnerów handlowych. Dzięki wykonaniu takiej integracji przedsiębiorstwa zyskają możliwość automatycznego przypisywania szkoleń do partnerów, którzy osiągnęli określony poziom (np. status złotego partnera). Pozwoli to oszczędzić czas (który trzeba byłoby przeznaczyć na ręczne nadawanie dostępów) i zwiększy efektywność współpracy.

Połączenie tych systemów daje również nowe możliwości w zakresie analizy danych i raportowania. Prawidłowo wykonana integracja pozwoli śledzić wpływ ukończonych szkoleń na wyniki sprzedażowe poszczególnych partnerów. Dzięki temu będziesz w stanie lepiej oceniać skuteczność poszczególnych modułów i wprowadzać do nich niezbędne poprawki.

Zintegrowana z infrastrukturą firmową platforma e-learningowa może być więc wykorzystywana nie tylko do pogłębiania wiedzy przez użytkowników, ale także do motywowania partnerów by być na bieżąco z trendami firmy, śledzenia wyników, generowania raportów, ale przed wszystkim do pogłębiania współpracy z partnerami.

Czy każdy system LMS można zintegrować z CRM i HRIS?

Integracja systemu LMS z innymi narzędziami to szansa na zwiększenie efektywności procesów i wdrożenie innowacyjnych rozwiązań, które pozwolą na zbudowanie przewagi konkurencyjnej. Co jednak ważne, nie każda platforma e-learningowa pozwala na łatwe połączenie jej z innymi systemami.

Wiele wykorzystywanych przez firmy systemów LMS działa jako oprogramowanie zamknięte (proprietary software). Oznacza to, że nie można go dowolnie modyfikować i dostosowywać do niestandardowych potrzeb. Jeśli zechcemy więc wykorzystać system inaczej, niż przewidział to jego producent, nie będzie to możliwe.

Zupełnie inaczej sytuacja wygląda natomiast w przypadku systemów open source. Takie platformy można swobodnie rozwijać – na przykład dodawać nowe funkcje, naprawiać błędy czy integrować z innymi systemami. Samodzielne modyfikowanie oprogramowania open source nie jest łatwe i może wymagać wiedzy z zakresu programowania.

Dla firm, które potrzebują elastycznego a zarazem łatwego w obsłudze i rozwoju oprogramowania, najlepszym wyborem są więc dedykowane systemy LMS takie jak Ideo E-learning. W przypadku korzystania z tego typu platform możliwa jest zarówno łatwa rozbudowa, jak i przeprowadzenie różnego typu integracji. Prace te nie muszą być jednak samodzielnie wykonywane przez firmę – tym zajmują się odpowiedzialni za rozwój i personalizację systemu specjaliści dostarczający rozwiązanie.

Jeśli zależy Ci na automatyzacji procesów HR i onboardingu, lepszym zarządzaniem wiedzą lub efektywniejszej współpracy z partnerami handlowymi, warto postawić na integrację LMS z innymi wykorzystywanymi systemami. Jeżeli natomiast Twoja obecna platforma e-learningowa Ci na to nie pozwala, warto rozważyć przejście na nowoczesne, dedykowane rozwiązanie, które zapewni nieograniczone możliwości dostosowania do procesów w Twojej firmie.

Nowoczesny LMS powinien nie tylko udostępniać szkolenia online, lecz także stanowić centrum zarządzania wiedzą w firmie. Integracja z systemami HR, CRM czy ERP pozwala na automatyczne tworzenie raportów i synchronizację danych oraz opcję personalizacji ścieżek szkoleniowych dla różnych grup użytkowników – od pracowników, przez partnerów biznesowych, aż po klientów.

Dopiero takie podejście sprawia, że Platforma E-learningowa przestaje być tylko miejscem, w którym „odbywa się szkolenie”, a staje się strategicznym narzędziem rozwoju kompetencji i wsparcia procesów biznesowych.